Jak funguje správa SVJ, jak zkontrolovat hospodaření a účetnictví SVJ

Správa SVJ a kontrola účetnictví – stručný přehled nejběžnějších situací

Jak funguje správa domu v SVJ

Za správu domu odpovídá výbor SVJ. Většinu každodenních úkonů obvykle zajišťuje správní firma na základě smlouvy o správě.

Právní a interní rámec

  • zákony (zejména občanský zákoník),
  • stanovy SVJ,
  • usnesení shromáždění SVJ.

Hlavní úkoly výboru

  • stanovení priorit oprav a modernizací,
  • schvalování nepravidelných výdajů,
  • autorizace plateb v internetovém bankovnictví,
  • průběžná kontrola práce správní firma.

Ostatní úkoly většinou provádí správní firma.

Účetnictví SVJ

Většina SVJ nemá zdanitelné příjmy, daňové přiznání se tedy nepodává.

Pokud je nějaký společný prostor v nájmu, pak tento příjem je příjmem všech členů SVJ, správní firma obvykle zajišťuje finanční příjem a rozdělení mezi členy.

Doklady v účetnictví

Po ročním vyúčtování jsou níže uvedené doklady dostupné na webu domu.
Bankovní výpis je (z důvodu ochrany osobních údajů) k nahlédnutí u správní firmy po předchozí domluvě.

Výdajová část

  • faktury,
  • smlouvy a dohody,
  • účtenky a další hotovostní výdaje (proplácené převodem osobě, která je uhradila),
  • vyúčtování nákladů pro členy SVJ, včetně:
    • počtu osob po měsících,
    • spotřeb vody.

Příjmová část

  • předpis měsíčních záloh členy SVJ.

Společná část

  • bankovní výpis,
  • pokladní kniha (většina SVJ ji nevede).

Přehledy a výkazy (jsou se stavem k 31. 12.)

  • Souhrnné účetní informace – na webu SVJ.
  • Náklady domu – kompletní seznam nákladových dokladů.
  • Parametry pro rozúčtování nákladů:
    • Počty osob po měsících,
    • Spotřeby vody.
  • Náklady a vyúčtování – detailní tabulka:
    • službové náklady,
    • parametry pro rozúčtování nákladů,
    • rozúčtované náklady na jednotlivé členy SVJ,
    • součet uhrazených záloh členů SVJ,
    • výsledek vyúčtování (rozdíl uhrazených záloh a rozúčtovaných nákladů).
  • Nové měsíční zálohy na služby (jen v letech se změnou sazeb).
  • Neuhrazené faktury a další pohledávky či závazky.
  • Rozvaha a příloha pro veřejný rejstřík.
  • Další přehledy (nejsou na webu – nebývají vyžadovány):
    Hlavní kniha,
    Obratová předvaha,
    Předpisy a platby,
    Rozvaha v plném rozsahu,
    Výkaz zisku a ztráty v plném rozsahu,
    Výkaz zisku a ztráty ve zkr. rozsahu.
  • Kromě ročních přehledů se vedou průběžné evidence (nejsou na webu):
    evidence dokladů,
    evidence plateb,
    aktuálně neuhrazené faktury a jiné pohledávky a závazky,
    přehledy úhrad členů SVJ,
    a různé pomocné přehledy.

Jak rychle zkontrolovat hospodaření

Pro základní jistotu stačí projít nepravidelné výdaje, protože představují největší riziko chyb či plýtvání.
Žádná platba neproběhne bez elektronického souhlasu výboru.

Typy nepravidelných výdajů (sestava „Náklady domu“)

  • výdaje z fondu oprav,
  • výdaje na správu,
  • náklady rozúčtovávané členům SVJ, jsou to menší položky, větší náklady se hradí z fondu oprav. Např.:
    • menší opravy výtahu,
    • běžná údržba (jen u některých SVJ),
    • úklidové prostředky (často v ceně úklidové služby).

Na co se zaměřit

  • zda výdaj skutečně souvisí se správou SVJ,
  • zda byla provedena oprava optimálně (dost složité posoudit),
  • zda cena odpovídá běžným tržním cenám (nejtěžší část kontroly).

Faktory ztěžující kontrolu

  • u některých oprav je cenové rozmezí široké (např. oprava elektrického zámku 300 Kč – 5 000 Kč, když se jedná o samozamykací zámek Assa Abbloy taky i přes 30 000 Kč),
  • náklady na opravy specializovaných zařízení (výtahy, střecha) je schopen posoudit jen znalec s dobrou znalostí uvedeného problému (prakticky nereálné zkontrolovat, a často to bývají ty největší výdaje),
  • popisy prací ve fakturách jsou někdy stručné; jejich detailnější vyhotovení by pravděpodobně zvýšilo účtovaný náklad.

Podrobná kontrola účetnictví

vyžaduje projít všechny doklady a jejich zaúčtování.
U běžného SVJ s 30 jednotkami, kde neproběhla velká rekonstrukce a má jen běžné výdaje a účtování, zabere kontrola
přibližně 4 – 8 hodin. U složitějších případů může kontrola zabrat i několik dní.

Praktický postup:

Kontrola vstupních dokladů

  • faktury a účtenky – postupovat jak je uvedeno výše,
  • bankovní výpis – ověření konečného zůstatku,
  • úhrada nákladů – sestava Neuhrazené faktury a další pohledávky či závazky a bankovní výpis (minimální pravděpodobnost chyby);
  • úhrady členy SVJ – sestava Náklady a vyúčtování a bankovní výpis (minimální pravděpodobnost chyby), důležitý je konečný stav,
  • předpis plateb – zbytečné kontrolovat, nic neovlivňuje.

Kontrola účtování

  • správnost zaúčtování – sestava Hlavní kniha (malá, ale ne zanedbatelná, pravděpodobnost chyby, případná chyba má však minimální nebo žádný vliv na výsledek vyúčtování),
  • vyúčtování služeb – sestavu Náklady a vyúčtování, případně přehledy parametrů podle kterých se rozúčtovávají službové náklady. Toto je rozsáhlá sestava, ale není moc složité ji zkontrolovat

Ještě hlubší audit je možný jen opakovaným zpracováním celého účetnictví. Ani tak však nelze ověřit všechno, např. počty osob ani odečty vodoměrů (neovlivňují celkový součet nákladů, pouze jejich rozdělení mezi členy SVJ).