Elektronická správa

Služba spočívá v zavedení a administraci webových stránek domu a diskuzním fóru.
V textu jsou použity pojmy pro SVJ. Pro BD: výbor=představenstvo, vlastník=člen BD, shromáždění=členská schůze.

Výhody:

  • rozsáhlé množství informací, které jsou kdykoliv k dispozici,
  • možnost diskuze a hlasování na internetovém fóru, např. o různých variantách modernizací,
  • výrazné zjednodušení korespondenčního hlasování,
  • zvýšení transparentnosti správy, snadná kontrola činnosti správce i výboru,
  • rychlá a přehledná elektronická komunikace, možnost okamžité reakce na podněty,
  • přístup k citlivým informacím jen po zadání hesla.

Internetové fórum

Do fóra mají přístup jen přihlášení. Lze nastavit zda určité téma vidí jen výbor nebo i vlastníci. Hlasování na fóru nenahrazuje oficiální shromáždění, je to spíše průzkum co vlastníci preferují. Takto lze rychle zjistit optimální variantu (např. jakou barvu mají mít vstupní dveře) a není třeba čekat na shromáždění. Nejdříve obvykle proběhnout diskuze k danému tématu a poté je vytvořena konečná verze, o které se hlasuje.
Funkční ukázka: https://www.kps.cz/domains/kps.cz/rokytka/viewforum.php?f=40, heslo zašlu na požádání.

Galerie ukázek

Další možností je veřejně přístupná galerie – když není třeba diskuze ani přihlašování.
Příklad: byl zájem o modernizaci chodeb tak jsme připravili 3 varianty úprav podlah https://www.kps.cz/zajimave-upravy/ o nichž se pak hlasovalo na shromáždění.

Korespondenční hlasování

Většina vlastníků preferuje korespondenční hlasování, je pro ně pohodlnější, mají dostatek času se seznámit se s tím o čem se hlasuje, výrazně se snižuje problém s usnášenischopností.
Osvědčil se tento postup:

  1. Sejde se výbor a případně další zájemci (nebo proběhne diskuze na fóru) a  projedná se o čem je třeba hlasovat na shromáždění.
  2. Opravy/modernizace, které mají více variant, se popíší na fóru, kde poté vlastníci mohou zvolit variantu.
  3. Všechny potřebné podklady k hlasování se dají na fórum.
  4. Proběhne diskuze vlastníků.
  5. Po ukončení diskuzí a hlasování o variantách se připraví hlasovací formulář, který se rozešle (e-mailem či poštou) vlastníkům, kteří do něj hlasují a hlasování podepisují. Tento formulář pak posílají zpět.

Vlastníkům, kteří nemají přístup k internetu, jsou předávány informace v tištěné podobě.
V domech, kde většina vlastníků nemá přístup k internetu, není korespondenční hlasování vhodné.
Korespondenční hlasování musí umožňovat stanovy, případně je lze použít kdyby shromáždění bylo neusnášenischopné (zjednodušeno).

Seznam toho co lze umístit na internetové stránky:

Hlavní stránka:

  • základní informace o nemovitosti (jméno/název, adresa, výbor, kontakty, bankovní spojení, lokalizace na mapě, foto),
  • kontakty na správce, havarijní služby a dispečinky veřejných sítí (voda, kanalizace, elektro, plyn, teplo),
  • hlášení závad správci (propojení e-mailu správce a vlastníka),
  • ostatní hlášení správci (počty osob, změny úhrad, kontaktů apod. (propojení e-mailu správce).

Základní dokumenty:

  • výpis z obchodního rejstříku,
  • výpis z katastru nemovitostí,
  • stanovy,
  • prohlášení vlastníka,
  • domovní řád,
  • požární řád,
  • pravidla pro rozúčtování služeb,
  • plánky domu.

Účetnictví a správa:

  • vyúčtování jednotlivých vlastníků, přehledy jejich plateb,
  • seznam nákladů, faktury, výsledek hospodaření, výpis z účtu, závěrky,
  • přehled dlužníků,
  • přehled provedených oprav/modernizací (s fotogalerií),
  • přehled plánovaných oprav/modernizací,
  • revizní zprávy.

Zápisy:

  • ze schůzí nebo shromážděn,
  • ze zasedání výborů,
  • zápisy kontrolních komisí.

Seznamy:

  • seznamy vlastníků a nájemců včetně počtu hlášených osob,
  • telefonní a e-mailový adresář.

Dokumenty ke stažení:

  • vzorové smlouvy,
  • vzorové plné moci.

Aktuality:

  • sdělení výboru či správce,
  • oznámení o konání schůzí výborů a shromáždění,
  • diskuze a hlasování, viz výše,